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virtuelles Büro mieten

Ob GmbH, Einzelunternehmen, Freiberufler, Gründer eines aufstrebenden Startups oder einer Firma, die diverse Dienstleistungen und Services anbietet: In Deutschland braucht jedes Unternehmen eine Geschäftsadresse. Für manche Unternehmen ist das kein Problem, denn sie mieten für die Leistungen ihres Businesses ohnehin Büroräume an, um an einem zentralen Ort Anrufe entgegennehmen zu können und Mitarbeiter top von Synergieeffekten beim Coworking im selben Büro profitieren zu lassen.

Das Mieten von Büros, insbesondere solcher in top Lage (beispielsweise Berlin), kostet jedoch gerne ein kleines Vermögen – Geld, das eine neue Gründung selbst mit entsprechender Förderung selten einfach so auf dem Geschäftskonto liegen hat. Zusätzlich kommen Kosten für Möblierung (mindestens ein moderner Schreibtisch für jeden Mitarbeiter), Instandhaltung und Reinigung auf Gründer zu, die diese Lösung in Anspruch nehmen. Kurzum: spätestens auf den zweiten Blick bringt das Mieten von eigenen Büroräume in einer Metropole wie Berlin so viele finanzielle Nachteile mit sich, dass es für die meisten Gründer auch mit einem top Angebot und Förderung kaum in Frage kommt.

Heißt das nun, dass Ihre Pläne für eine eigene GmbH nicht möglich sind und Sie sich auf die Suche nach einer Alternative machen müssen? Wie schaffen es andere Gründer, trotz hoher Preise für Büroräume und Office Spaces eine ladungsfähige Geschäftsanschrift für ihre Gründung zu stellen? Freiberufler, deren Schreibtisch und somit Hauptarbeitsort zu Hause ist, dürfen in Deutschland ihre private Anschrift als Geschäftsadresse führen, wenn der Vermieter dies vorher schriftlich genehmigt hat. Oftmals ist es jedoch, auch mit Genehmigung des Vermieters, nicht gerade repräsentativ seinen Firmennamen neben seinem Familiennamen am Klingelschild, oder Briefkasten seiner Privatwohnung auszuschildern. Doch spätestens dann, wenn Sie ein Unternehmen mit mehreren Mitarbeitenden führen, oder eine GmbH gründen wollen, ist das nicht mehr möglich und Sie müssen eine andere Lösung finden. Für betroffene Businesses auf der Suche nach einer solchen Lösung gibt es haufenweise Tipps, sowohl nützliche, die tatsächlich Hilfe leisten, die Preise kleinzuhalten, als auch solche, durch die vor allen Dingen der entsprechende Anbieter Vorteile erfahren kann.

 

Ein virtuelles Büro: flexibel, einfach und kostengünstig

Eine mögliche Lösung für die Frage nach der Geschäftsanschrift, die für einen Freiberufler in Eigenregie wie auch eine GmbH mit mehreren Mitarbeitenden gut geeignet ist, ist ein Virtual Office (oder auf Deutsch: virtuelles Büro). Mit einem virtuellen Büro finden Unternehmen einfach und unkompliziert eine Geschäftsanschrift, die sie gerne für rechtliche Zwecke wie das Anmelden der Gründung an sich nutzen können. Diese Geschäftsanschrift ist weltweit per Post erreichbar und bewegt den offiziellen Firmensitz an einen der heißbegehrten Standorte, der bei Kunden, die darauf achten, viel Eindruck hinterlassen kann. Und während Sie mit einem virtuellen Büro die geringen Kosten für die Geschäftsanschrift wie eine unerwartete zusätzliche finanzielle Förderung nutzen können, erfahren Sie zugleich eine ganze Reihe Vorteile, die Ihnen das Mieten eines klassischen Büros nicht bietet.

Preisübersicht und Standorte für virtuelle Büros

 

Leistungen im Business Center: vom Briefkasten bis zum Schreibtisch flexibel im Angebot

In der Regel ist der Service, für Sie ein virtuelles Office zu erstellen und als Teil der von Ihnen gebuchten Leistungen zu verwalten, ein Angebot im Rahmen eines Business Center. Solche Center finden sich an begehrten wirtschaftlichen Standorten wie Berlin (bzw. hochspezialisierte Standorte der betreffenden Branche) und haben sich als Experten darauf spezialisiert, anderen Unternehmen eine Geschäftsadresse inklusive zugehöriger Services zu stellen. Diese Services sind nicht auf die Annahme und Weiterleitung der eintreffenden Post und Pakete beschränkt; oft stellen Business Center-Anbieter auch Coworking Spaces oder achten darauf, Anrufe der Kunden Ihrer Mieter entgegenzunehmen. VirtualOfficeBerlin24.de bietet beispielsweise den besonderen Service, Kunden, die versuchen, Sie direkt am Firmensitz anzutreffen, professionell in Empfang zu nehmen, sodass das virtuelle Büro auch in der echten Welt erreichbar wird.

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Auf diese Weise lassen sich die größten Nachteile, die mit einem Virtual Office einhergehen können, direkt beseitigen und sogar in Vorteile verwandeln: Sie erstellen mit einem virtuellen Büro nicht einfach nur eine Geschäftsadresse für Ihre Gründung, sondern gründen Ihr Unternehmen mit einem Experten in Sachen Kommunikation an Ihrer Seite, der Ihnen, je nachdem, für welche Produkte Sie sich entscheiden, mit Hilfe und Förderung zur Hand geht. Viele Anbieter erlauben es, flexibel nach Bedarf Produkte bzw. Leistungen hinzuzubuchen und wieder abzubestellen, sodass Sie direkt nach dem Gründen Ihr Geschäftskonto nicht noch zusätzlich belasten müssen.

Ohne ein Center als Partner Ihres Startups oder Ihrer GmbH müssten Sie sich außerdem sofort selbst auf die Suche begeben, um top Mitarbeiter im Bereich Kommunikation zu finden. Nicht zuletzt deswegen ist die Entscheidung für das virtuelle Büro einer der absoluten Tipps, wenn es ums Gründen und die Welt der Startups geht.

 

Erster Überblick am Schreibtisch: das virtuelle Image Ihres Büros

Es ist für ein Unternehmen nicht leicht, sich weltweit einen Namen zu machen – insbesondere, wenn die Gründung noch nicht lange zurückliegt. Die entscheidende Frage ist dabei weniger, wie Sie ein positives Image für Ihre GmbH, Ihre Firma oder Ihr Office erstellen können, denn erstellen lassen sich positive Eindrücke in den Köpfen Ihrer Kunden nicht so einfach. Was jedoch möglich ist, ist, für positive Assoziationen Ihres Businesses zu sorgen. Das ist nicht nur, aber vor allem direkt nach der Gründung wichtig.

Während man in bereits etablierten Büros darauf hoffen kann, dass Kunden in der Vergangenheit einen top Service erfahren haben und diese Erfahrung gerne mit der Welt teilen wollen (beispielsweise über Google Reviews), ist das unmittelbar nach der Gründung noch nicht möglich. Nach dem Gründen Ihres Startups sind es sowohl der Internetauftritt und seine Qualität als auch der Firmensitz, die Kunden potentiell zu einem groben Überblick über Ihre Firma führen. Beide dieser Dinge kann man nämlich leicht in den virtuellen Spaces des Internets erfahren, und das weltweit. Und seit Google dazu übergegangen ist, virtuelle Rundgänge zu fast jedem Ort weltweit zu erstellen, hat die Geschäftsanschrift Ihrer Büroräume nochmal einen Bedeutungszuwachs erfahren.

Was Ihr virtuelles Image angeht, ist ein Virtual Office an einem der begehrten Standorte wie Berlin bestens für eine Förderung in die richtige Richtung geeignet. Noch bevor sie Sie zum ersten Mal anrufen, sich für Ihren Newsletter anmelden, eines Ihrer Produkte kaufen, Ihnen per Post schreiben und so Kontakt mit Ihnen aufnehmen, Fragen über Ihre Preise stellen oder eine Ihrer Dienstleistungen nutzen, haben sich Ihre Kunden in der Regel schon ein mentales Bild über Sie und Ihre Firma erstellen können, welches sich von den über Sie verfügbaren groben Informationen ableitet. Das passiert normalerweise auf den ersten Blick und noch vor jeglichem Kontakt mit Ihnen, sodass Sie dieses Bild nicht durch persönliche Kommunikation beeinflussen können. Die Wahl einer Rechtsform (also ob UG / GmbH etc.) erscheint manchem Unternehmer wichtig für das eigene Image, hat aber in Wahrheit mehr Bewandtnis für die Haftungsbeschränkung – insbesondere, wenn Ihr Unternehmen weltweit agiert, denn die Rechtsformen in Deutschland gründen sich auf lokale Gesetze und eine GmbH ist im Ausland fast nur Experten ein Begriff.

Auch, wenn es vom Schreibtisch aus nicht immer einfach ist, sollten Sie sich regelmäßig fragen, wie die Welt außerhalb Ihre Firma wahrnimmt. Einer der besten Tipps zur Klärung dieser Frage ist es, bewusst die Außenperspektive einzunehmen und darauf zu achten, welche Informationen sich über Ihr Unternehmen z. B. im virtuellen Raum finden lassen. Sowohl Google als auch andere Suchmaschinen machen das ohne viel Aufhebens möglich. Wichtig ist allerdings ein neutraler Blick auf die Sache. Welche Infos bietet beispielsweise Ihre Website (und hat sie eine professionelle virtuelle Adresse)? Als Anbieter welcher Services treten Sie auf? Wirkt Ihr Service so, als ob er eine Menge kostet? Auch manch virtuelles Branchenbuch sollten Sie checken, denn zumindest einige Ihrer potentiellen Kunden werden ein solches virtuelles Verzeichnis nutzen.

 

Welcher Anbieter ist der richtige? Unsere Tipps

In Deutschland gibt es viele Anbieter, bei denen Sie ein Virtual Office anmelden können. Die meisten dieser Anbieter führen zusätzlich verschiedene Pakete mit Leistungen, damit Sie auch garantiert ein Angebot finden können, das für Ihre Bedürfnisse und Ihr Geschäft geeignet ist. Das macht es sowohl möglich, für die Frage nach Geschäftsanschrift und Büros die individuell ideale Lösung zu finden, wie es zeitgleich auch die Suche erschwert – denken Sie an das altbekannte Sprichwort "Qual der Wahl", das viele in solchen Situationen anrufen! Es braucht jedoch nicht unbedingt einen Experten, um sich einen Überblick über die verschiedenen potentiellen Preise, Spaces, Produkte und Dienstleistungen zu verschaffen, und über Anrufe oder das Schreiben einer E-Mail können Sie jederzeit mit dem entsprechenden Anbieter Kontakt aufnehmen, wenn Sie eine Frage haben oder Hilfe mit dem Angebot brauchen. Im folgenden Abschnitt haben wir für Sie ein paar Tipps gesammelt, die Ihnen bei der Suche nach Ihrem neuen offiziellen Firmensitz hoffentlich eine Hilfe sein können.

    • Die Anschrift, der Ort der Büroräume und in gewissem Rahmen auch die mit dem Mieten einer Geschäftsanschrift verbundenen Kosten gehen nicht nur Sie, der Sie das Unternehmen führen, etwas an. Auch für Ihre Mitarbeiter sind diese Details relevant, weswegen Sie die Kommunikation mit ihnen suchen sollten. Es kostet Sie nichts, Ihre Mitarbeitenden nach ihrer Meinung zu fragen, um ihre Bedürfnisse und Wünsche nicht außen vor zu lassen. Das gilt insbesondere, wenn es Ihnen nicht nur um eine Anschrift, sondern auch um Büros bzw. Coworking Spaces geht.
    • Bevor Sie Ihre Suche beenden und sich für eine bestimmte Adresse entscheiden, sollten Sie den Ort am besten selbst aufgesucht und sich davon überzeugt haben, dass er geeignet ist. Das gilt natürlich insbesondere, wenn Sie Pakete suchen, die Büroräume bzw. Arbeitsplätze beinhalten, ist aber auch dann wichtig, wenn es Ihnen lediglich um die Adresse selbst geht. Auch in Großstädten wie Berlin gibt es so manchen Ort, mit dem man vielleicht nicht so gerne assoziiert werden möchte.
    • Niedrige Preise sind gut für das Geschäftskonto, sorgen aber leider schnell dafür, dass man die Produkte, die man erwirbt, und ihre Wertigkeit nicht mehr im Blick hat. Qualität kostet eben. Besser als Pfennigfuchserei ist es da, sich bewusst für einen Anbieter zu entscheiden, der flexibel verschiedene Pakete für jedes Unternehmen bietet. Jedes Unternehmen hat nämlich eigene Bedürfnisse, die zu unterschiedlichen Wünschen führen. Üblicherweise drehen sich die Leistungen, die Ihnen ein Business Center bietet, um die Kommunikation. Überlegen Sie sich, was wirklich der Förderung Ihres unternehmerischen Erfolgs dienen würde, und schreiben Sie es am besten auf – dann können Sie alles, was Sie über die zur Wahl stehenden Business Center erfahren, mit dieser Liste abgleichen. Die Annahme und Weiterleitung von Post zu Ihrem Schreibtisch bzw. Wunschort ist in Deutschland oftmals im Paket inbegriffen – was bei einem Anbieter zusätzlich möglich ist, können Sie meist recht einfach in Erfahrung bringen.
    • Ein ganz besonderer Service, den Ihnen VirtualOfficeBerlin24.de bietet, ist die Möglichkeit, dass sich Ihre Kunden persönlich an einem Empfang vor Ort anmelden können. Eine solche Förderung des individuellen Kontakts ist in der Branche eher ungewöhnlich und kann Ihnen je nach Kundenstamm definitiv helfen, sich abzuheben und für eine positive Überraschung zu sorgen.